酒店会议接待流程三篇

发布时间:2020-06-30 来源:文秘写作 点击: 当前位置:520作文网 > 范文大全 > 文秘写作 > 酒店会议接待流程三篇 手机阅读

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  会议接待是指会议筹办方与主办方商谈,签订会议接待标准合同,对约定的事项提供全程的服务活动。以下是520作文网小编为大家带来的关于酒店会议接待流程,以供大家参考!

  酒店会议接待流程1

  酒店会议服务礼仪是酒店会议服务人员在会议上服务客户的一种方法,酒店会议服务礼仪一般是客户在酒店开会员工的服务标准,目的是对会议服务人员行为有规范,给客户一个良好的服务标准,让客户有一个好心情,给客户留下一个好印象。那么,大家知道酒店会议服务礼仪有什么特点吗?

  一、酒店会议服务礼仪的特点

  (一)规范性

  1、布置规范:具体体现在座次摆放、鲜花摆放、便笺摆放、茶杯摆放等方面均应按礼仪规范布置,体现礼宾次序及会议档次。

  2、程序规范:具体体现为会议服务的各项程序、流程都是事先确定、事先计划的,重要的部分还要通过主办方反复审核。接待服务中,对礼仪服务人员应进行分工。接站、签到、引领等各个环节都有规范安排,并根据经验以及主办方的要求提供了相应的预案。这样才能做到会议服务中忙而不乱。

  (二)灵活性

  1、会议服务虽是按计划进行,各项流程都有条不紊,但也会常常出现一些突发情况:如临时有电话或有事相告参会人员,工作人员应走到其人身边,轻声转告;如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知、避免工作人员在台上频繁走动和耳语而分散他人注意力,影响会议效果;若会场上因工作不当发生差错,工作人员应不动声色,尽快处理,不能惊动其他人,更不能慌慌张张、来回奔跑以免影响会议气氛和正常秩序。

  2、注意调整会议室的温度、湿度,创造一个舒适的环境。会议厅中的温度,夏天一般宜控制在24℃一25℃,冬天在20℃一22℃之间为宜。

  (三)时间性

  1、一般会议的时间性很强,都强调准时开始,准时结束。由此制定的服务方案也应体现出这样的特点。以时间段来划分接待方案,保证专人定时服务到位。

  2、一方面强调会议的时间性,一方面又要对会议的延时、会议的改期做各种相应的预案;与此同时,会议前的准备工作也应根据时间计划准时优质完成,如会议资料的准备、会议场所的布置、会议设备的调试等。如果该完成的时间内没有完成,则势必给会议服务工作带来不便。

  二、酒店会议服务礼仪流程

  1.会前准备工作

  会前准备是工作中的重要环节,目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。

  (1)了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后,首先要拳握以下情况:出席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议日程安排;会议的宾主身份;会议标准;会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

  (2)调配人员、分工负责。会前,主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本愔况,说明服务中的要求和注意軎项,进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整睞安排和自己所负责的工作,按照分工,各自进行准备工作。

  2.会议服务程序

  会议开始前30分钟,服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与会者是住在本旅店的客人,只需在会议室 入口处设迎宾员;如果与会者不在此住宿,还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客,并为客人引路。

  (1)宾客到来时,服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人配合会务组人员的 工作,请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。然后送上香巾、荼水。

  (2)会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳,按上荼服务规范进行。

  (3)会议过程中,服务员要精神集中,注意观察与会者有无服务要求。

  (4)会议如设有主席台,应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时,服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。

  (5)会议结束时,服务员要及时提醒客人带好自己的东西。

  3.用餐时员工服务礼仪

  客人用餐时先要向客人表示间候,把餐单递送给客人,请求客人点餐。

  客人点餐时要主动介绍酒店的特色食物和饮品

  4.会议结束

  (1)宾客全部离开会场后,服务员要检査会场有无客人造忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组 联系,尽快转交失主。

  (2)漼理会场要不留死角,特别留意有无未煩灭的烟头,避免留下軎故隐患。

  (3)清扫卫生,桌椅归位,敝下会议所用之物,分类码砍整齐。关闭电源、关好□窗,再巡视一遍,确认无 误后撤出锁门。

  5.服务中的注意事项

  (1)如宾客表示会议期间不用服务时,服务员要在会场外面值班,以备客人需要代办其他事务。

  (2)会议进行中,如果有电话找人,服务员应间清被找人的单位、姓名,然后很有礼貌地通知被找客人,如果不认识要找的人,应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊宾客姓名。

  酒店会议接待流程2

  会议前期工作

  1、根据客户的要求,初选会议接待单位,考察路线、并作出初步计划和建议书, 安排好客户考察,踩线的接待工作,协调有关关系。

  2、协助客户最终确定接待单位和考察路线,务求高质量、低价位.

  3、代表客户与各有关接待单位洽谈,签订有关合同协议。

  4、制订完善的接待计划,交客户审定。

  5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.

  接送站、司机服务

  1、人 员:根据会务要求,本公司由商务会议中心总经理率领专业会务工作人员分别负

  责火车站、机场接送站工作。

  2、车 辆:由计划有偿提供4——45座各类汽车接送站

  3、接待标准:(1)提前举牌候客。(2)接待人员规范服务。(3)重要客户、领导由公司董事长或总经理进站台或机场鲜花接送,必要时请省、市高层领导和媒体出面迎送并警车开道。(4)24小时服务。

  报到、返程服务

  1、本公司选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作

  2、提前做好返程票源的准备工作,并准备酒店功能表,山东地区的火车、飞机时 刻价目表,返程票预订建议书。

  3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

  4、24小时解答客户咨询,完成会务组随时交给的其它任务 。

  备注:机票:可根据客户要求代办,免收手续费。

  火车票:无论多少人都能100%保证(包括节假日期间)。手续费:收5元/张(异地手续费按采购成本计算)来乘火车票确实有困难时,山东省中旅客协助解决。

  文秘、宣传服务

  1、可提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用。

  2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员,一名熟悉济南情况的秘书,随会服务。

  3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表,领导坐席表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.

  财务服务

  1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。

  2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况,精打细算,节约开支,提供酒店不提供的其它所有财务服务。

  酒店服务

  1、提前20天与酒店洽谈签订会议接待协议,明确、详细、严格规范责任和义务。

  2、公司商务会议中心总经理全程跟会,具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

  3、提前做好会议报到,控房,临时用餐、用车、车辆摆放,酒店安全保卫等方面的工作。

  4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果,酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。

  5、每日及时与酒店方面互相签任房态、用餐及其它消费情况,协助客房与酒店结帐,为客房提供其它财务服务。

  6、完成客户会务组交给的其它工作。

  保安服务

  1、酒店内部保安安酒店要求,加强警卫,确保会议期间汽车进出通畅,人身财产绝对安全。

  2、旅游期间根据需要可安排警车开道,重点领导可安排便衣警察全程贴身护卫。

  3、接送站及推荐的社会娱乐场所,提前做好安全警卫工作。

  4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

  总结、结算服务

  1、协助会务组与酒店、车队等相关单位结算,搞好客户与本公司结算。

  2、按会务组要求做好财务清理、清退工作,视情况对友好协助单位示谢。

  3、 征求客户意见,认真圆满地欢送最后一名客人。

  4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

  5、其它未尽事宜,由组织房和接待方友好协商。

  酒店会议接待流程3

  一、 会议报道之前的工作

  1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

  2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

  ▲会议场地要求:9个多媒体教室;容纳2-300人左右

  3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

  4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。

  5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

  6、通知酒店,会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

  二、 会议报到前准备工作

  1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如:会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

  2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

  3、相关会议使用设备的准备情况。如:会场布置情况、多媒体投影仪。

  三、 会议期间的工作

  1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

  收费过程中必须严格按程序操作,及:

  (1)确定学员情况

  (2)根据情况计算应交费用

  (3)填写收费据不撕!

  (4)收款

  (5)将收据撕下交于学员

  (6)填写报到表。

  2、在出现收费后,收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改,更改后的内容必须有客人签字和日期。

  四、会议期间需要注意注意问题

  1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

  2、会务组所用的书面文件需保存完好。

  3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

  4、各人会务款必须保管好,做到每天进行清点,保险安全的寄存。

  大型会议预定筹备的流程

  一、会议预订

  1. 如果公司没有单独的大型会议室,我们就需要先从各酒店预订会场,最好是离公司最近,也方便吃住的商圈开始寻找会场,并做好预订。

  2. 会议预订确定内容事项

  1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。

  2)会场布置形式:课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。

  3)会议用品基础配置:大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台,会场指示牌。(如无特殊说明,不得使用KTV系统)

  4)会议收费项目:茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水),横幅制作。

  3. 完成会议预定流程后,一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员,抄送给公司上级。

  二、会场布置

  1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作,会议筹备组协助酒店布置。

  2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责,会务组可以根据需求选择茶水的品种。

  3. 会议摆放标准:会议桌椅横竖一条线,便签横竖一条线,铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。

  4. 横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘,方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央,最好是重要领导的前方。

  三、会议开始前检查

  1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责

  2. 会前检查要求:桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍,台面干净、整洁。

  3. 会议设备检查要求:提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

  4. 复审会议通知单上的内容,会务组及时与酒店方跟进。

  四、会议清场

  1. 会场清理一般由承办酒店负责,但作为会务组要清点下自己带的物品和工具,整理好,以免落下。

  2. 使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好,如使用酒店电脑,切记不要把重要资料留在电脑里,以免泄漏。

  五、账务结算

  1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。

  2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。

  3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上级汇报。

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